Modèles
Ne pas répondre est la pratique la plus répandue, et la plus mal vécue par les candidats. Un refus clair, rapide et motivé coûte deux minutes quand on a fait le travail de tri avec méthode : le motif est déjà écrit dans votre grille. Voici six modèles, du refus sur CV au refus après un entretien final.
Le cas le plus fréquent. Court, mais avec un motif : c'est la phrase qui fait la différence avec un message automatique.
Objet : Votre candidature au poste de [intitulé] Bonjour [Prénom], Merci pour l'intérêt que vous portez à [Entreprise] et pour le temps consacré à votre candidature au poste de [intitulé]. Après étude attentive de votre CV, nous ne donnerons pas suite. Le poste demande [critère non couvert, ex. : trois ans de gestion d'un portefeuille de clients professionnels], une expérience que nous ne retrouvons pas dans votre parcours à ce stade. Nous vous souhaitons pleine réussite dans vos recherches. Bien cordialement, [Prénom Nom], [fonction]
Objet : Suite à notre échange téléphonique Bonjour [Prénom], Merci pour notre échange de [jour] et pour la clarté de vos réponses. Nous avons décidé de ne pas poursuivre le processus avec vous pour ce poste. Notre besoin porte en priorité sur [critère précis], et d'autres candidatures correspondent plus directement à ce point. Votre [point fort réel entendu pendant l'échange] a été apprécié, et nous vous souhaitons de trouver rapidement le poste qui le valorisera. Bien cordialement, [Prénom Nom]
Le candidat a investi du temps, souvent plusieurs rendez-vous. Il mérite un retour précis, et c'est souvent lui qui parlera le plus de votre entreprise. Un appel avant le mail est encore mieux.
Objet : Votre candidature au poste de [intitulé] Bonjour [Prénom], Je tenais à vous répondre personnellement après notre entretien du [date], et à vous remercier pour le temps et la préparation que vous y avez consacrés. Nous avons choisi de retenir un autre candidat. La décision s'est jouée sur [critère du poste], sur lequel [fait précis, sans comparaison nominative : ex. « nous avions besoin d'une expérience plus longue de la négociation de renouvellements »]. Votre [point fort confirmé, ex. : organisation du suivi client et votre mise en situation écrite] nous a vraiment convaincus, et nul doute qu'ils feront la différence ailleurs. Si vous le souhaitez, je peux vous en dire davantage par téléphone. Bien cordialement, [Prénom Nom], [fonction]
Objet : Le poste de [intitulé] est pourvu Bonjour [Prénom], Merci pour votre candidature au poste de [intitulé]. Nous vous informons que ce poste vient d'être pourvu. Nous ne sommes donc pas en mesure de donner suite à votre candidature. Nous vous remercions de l'intérêt porté à [Entreprise] et vous souhaitons une belle réussite dans vos démarches. Bien cordialement, [Prénom Nom]
Objet : Votre candidature spontanée Bonjour [Prénom], Merci d'avoir pensé à [Entreprise] et de nous avoir adressé votre candidature spontanée. Nous n'avons pas, à ce jour, de poste ouvert correspondant à votre profil, et ne pouvons donc pas y donner suite. Nos offres sont publiées sur [page carrière ou site] : n'hésitez pas à les consulter et à postuler si l'une d'elles vous correspond. Bien cordialement, [Prénom Nom]
Le seul modèle qui parle de vivier, et il demande le consentement au lieu de l'annoncer.
Objet : Votre candidature au poste de [intitulé] Bonjour [Prénom], Merci pour votre candidature et pour notre échange. Nous ne donnerons pas suite pour ce poste, qui demande en priorité [critère précis]. Votre profil pourrait en revanche correspondre à de futurs besoins. Si vous en êtes d'accord, nous conserverons votre CV pour une durée de deux ans au maximum afin de vous recontacter le cas échéant. Il vous suffit de répondre « oui » à ce message. Sans réponse de votre part, vos données seront supprimées. Bien cordialement, [Prénom Nom]
En France, un employeur privé n'est pas tenu de motiver un refus d'embauche. Mais un motif bien choisi ne crée pas de risque : ce qui en crée, c'est un motif lié à la personne plutôt qu'au poste. Le Code du travail interdit d'écarter un candidat pour son âge, son sexe, sa situation de famille, son origine, son état de santé, son lieu de résidence ou l'un des autres motifs listés à l'article L1132-1.
| À éviter | À écrire |
|---|---|
| « Nous cherchons un profil plus junior » | « Le poste est calibré pour un premier niveau de responsabilité » |
| « Vous habitez trop loin » | « Le poste demande une présence sur site quatre jours par semaine » (si vous avez vérifié que ce n'était pas possible) |
| « Un autre candidat était meilleur que vous » | « Nous avions besoin d'une expérience plus longue de [critère] » |
| « Vous n'avez pas le bon état d'esprit » | Un fait précis lié à un critère du poste, ou rien |
Le plus simple est d'avoir noté vos candidats critère par critère : le motif est alors la ligne de la grille où la candidature n'a pas atteint le niveau attendu. Voyez la grille de sélection des CV et le compte rendu d'entretien.
Il n'y a pas de délai légal, mais une règle simple : un candidat écarté sur CV devrait l'apprendre dans la semaine, un candidat reçu en entretien dans les jours qui suivent la décision, et toujours avant d'avoir à relancer. Si votre décision prend du temps, dites-le : un message « nous reviendrons vers vous d'ici le [date] » vaut mieux que le silence.
Vous pouvez conserver le CV d'un candidat non retenu pour lui proposer un autre poste, à condition de l'en informer et qu'il ne s'y oppose pas. La CNIL recommande une durée de deux ans au maximum après le dernier contact. Le plus sûr est de demander son accord explicite, comme dans le modèle 6, et de supprimer les données sans réponse.
Aucune loi n'impose à un employeur privé de répondre à chaque candidature. C'est pourtant ce qui distingue une entreprise où les candidats ont envie de postuler : un refus bref et motivé prend deux minutes.
Ce n'est pas obligatoire pour un employeur privé, mais un motif lié au poste rend le refus acceptable et utile au candidat. Évitez tout motif lié à la personne, qui pourrait être discriminatoire.
Idéalement les deux : un appel pour annoncer la décision et proposer un retour, puis un mail qui la confirme. Pour un refus sur CV ou après un premier échange, le mail suffit.
Oui, si le candidat en est informé et ne s'y oppose pas, et pour deux ans au maximum après le dernier contact selon la CNIL. Demander son accord explicite est la pratique la plus sûre.
CNX rédige l'email de refus à partir de l'analyse du CV ou du compte rendu d'entretien, avec le vrai motif lié au poste. Vous relisez, vous envoyez. Gratuit pendant le lancement.
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